PMBOK: Ferramentas e Técnicas – Sistemas de Informação para Gestão de Projetos (PMIS)

Os Sistemas de informação para a gestão de projetos integram uma categoria genérica de Fatores Ambientais da Organização que condicionam as opções de projeto e influenciam a forma como o gestor de projeto e a sua equipa devem planear e gerir cada projeto.

A forma como cada projeto é gerido é indissociável do contexto em que o mesmo se realiza. O momento no tempo, as pessoas, a cultura e os processos da organização e a sua envolvente externa, devem ser levados em consideração ao longo de todo o ciclo de vida do projeto. Quanto melhor o processo de gestão do projeto se adequar, e aproveitar, esse contexto organizacional maior será a probabilidade de que o projeto seja bem-sucedido.

Os Sistemas de Informações para a Gestão de Projeto (PMIS) são o grupo de ferramentas de suporte à gestão de projeto que existem na organização e incluem todo o conjunto de ferramentas de suporte ao planeamento, à comunicação, à monitorização e ao controlo do projeto, mas também toda a documentação e as bases de dados com informação especifica sobre os projetos que foram realizados no passado e aqueles que estão atualmente em curso. Estas ferramentas podem ser de uso obrigatório ou facultativo.

Os Sistemas de Informação para Gestão de Projeto, PMIS e a Gestão de Projeto

Duas das áreas da gestão do projeto em que os Sistemas de Informação para a Gestão de Projeto (PMIS) são especialmente úteis a elaboração de estimativas e a gestão de risco.

PMIS e Elaboração de Estimativas

A qualidade das estimativas realizadas é um fator muito importante para um planeamento de projeto rigoroso, objetivo e realista. Ao longo do processo de planeamento de um projeto falamos habitualmente de dois tipos distintos de estimativas. Numa primeira fase, e quando o projeto ainda não está planeado em detalhe, efetuamos estimativas de cima para baixo (Top-Down), estimativas que, com base na analogia e em opinião especializada (conhecimento de peritos) nos permitem ter uma ideia aproximada do tipo, da quantidade de esforço e da duração de um projeto.

Às estimativas Top-Down seguem-se, quando o planeamento do projeto está completamente detalhado, e quando a Estrutura Analítica do Projeto (Work Breakdown Structure) está completa, a elaboração das estimativas detalhadas, também conhecidas por estimativas de baixo para cima (Bottom-Up), as quais permitem calcular com rigor o esforço e os custos das várias atividades do projeto, e servem de base à criação do respetivo orçamento.

Em qualquer destes dois processos de elaboração de estimativas os sistemas de informação para a gestão de projetos representam um papel importante contribuindo para a rapidez e qualidade do resultado final. Nas estimativas Top-Down um sistema que guarde informação de projetos anteriores permitirá, por exemplo, ajudar os peritos a encontrar analogias entre os vários projetos. Nas suas formas mais desenvolvidas um sistema de suporte á gestão de projetos que integre funções periciais e de suporte à decisão poderá mesmo, em determinadas circunstancias, substituir-se aos peritos humanos fornecendo estimativas por analogia de qualidade.

Ainda no âmbito das estimativas Top-Down a recolha de opinião especializada faz-se, em muitos casos, recorrendo à Técnica Delphi ou à Técnica Nominal de Grupo. Um sistema de suporte à gestão de projetos pode ter funcionalidades que facilitam a operacionalização destas duas técnicas permitindo estender a sua utilização a pessoas que estejam em localizações distintas. Já para a elaboração das estimativas detalhadas (Botton-Up), um sistema de suporte à gestão de projetos é importante porque permite ter acesso a informação detalhada sobre o plano e a forma como decorreram atividades de projetos anteriores, o que permite evitar riscos e melhorar a fiabilidade das estimativas atuais.

PMIS e Análise de Risco

A análise e avaliação e o controlo dos riscos do projeto são uma das áreas de maior complexidade da gestão de projetos. os planos de gestão de risco devem ser elaborados com pormenor e necessitam de estar em permanente atualização.

Um sistema de suporte à identificação dos riscos recorrendo, por exemplo, a opinião especializada, e com funcionalidades que permitam calcular e quantificar as medidas de mitigação mais apropriadas, melhora a eficiência e a eficácia destes processos e permite que a gestão de risco seja uma mais valia efetiva durante a execução do projeto.

Conclusão

Estas são duas áreas muito relevantes em que a existência de um bom Sistema de Suporte à Gestão de Projetos (PMIS), adequado às necessidades e com informação relevante para a empresa, representa um auxiliar precioso para qualquer gestor de projeto. Contudo, dependendo do tipo de projetos e da cultura da organização, existem muitas outras áreas de conhecimento em que este tipo de sistemas podem ser úteis.

Como complemento da informação sobre o que são Sistemas de Informação para a Gestão de Projetos (PMIS) leia o artigo sobre Software Para a Gestão de Projetos.

Para saber mais sobre Estimativas leia os seguintes artigos:

• Ferramentas e Técnicas para Estimar os Custos do Projeto
• Estimar Recursos das Atividades
• Estimar Duração das Atividades
• Criar o Orçamento do Projeto

Para saber mais sobre Risco e Gestão de Risco leia os seguintes artigos:

• Identificar os Riscos do Projeto
• Realizar a Análise Qualitativa dos Riscos do Projeto
• Realizar a Análise Quantitativa dos Riscos do Projeto
• Planear as Respostas aos Riscos do Projeto
• Monitorar e Controlar os Riscos do Projeto

Boas leituras e bons projetos.

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